Was ist ein Hinweisgebersystem und wie funktioniert das?
Ein Hinweisgebersystem ist ein sicherer, digitaler Kanal für das vertrauliche Melden von Gesetzesverstößen.
Das Hinweisgebersystem ermöglicht, Vorfälle vertraulich, meist auch anonym, online oder per Telefon zu melden. Das Meldesystem ist unabhängig von der IT des Unternehmens. Die Daten befinden sich gesichert auf einem deutschen Server. Nur diejenigen, die zum Zugriff auf das System berechtigt sind (bspw. die Verantwortlichen der Meldestelle, ein externer Case Manager oder Rechtsanwalt), haben Zugang zu den Informationen.
Wie kann ich Gesetzesverstöße melden?
Mit dem Hinweisgebersystem können Mitarbeiter und Externe (wie bspw. Kunden) Gesetzesverstöße vertraulich und anonym melden.
Wer darf Meldungen abgeben?
Meldeberechtigt sind Mitarbeiter jeder Art, Dienstleister und sonstige Geschäftspartner.
Der Begriff Mitarbeiter ist weit auszulegen, sodass auch ehemalige Mitarbeiter, sowie Bewerber und Bewerberinnen hiervon erfasst sind.
Potenzielle oder ehemalige Geschäftspartner, die nicht Dienstleister sind, sind ebenfalls berechtigt.
Welche Vorfälle soll ich melden? Was darf ich melden?
Zu melden sind Vorfälle, die gegen anwendbare Gesetze oder interne Regeln verstoßen, wie insbesondere Korruption, Bestechung (aktives Bestechen oder sich bestechen lassen), Interessenkonflikte, betrügerische Handlungen, Missachtung von Informationssicherheits- und Datenschutzbestimmungen, sowie sozial oder ethisch unvertretbares Verhalten.
Meldungen, die keine der oben genannten Kategorien betreffen, melden Sie bitte der zuständigen Stelle z.B. Vorgesetzten, der Compliance- oder Rechtsabteilung, der Personalabteilung, der von der Organisation beauftragten Person, oder dem Betriebsrat.
Was passiert, wenn sich der Inhalt der Meldung nachträglich als falsch herausstellt?
Wichtig ist, dass Sie zum Zeitpunkt der Meldung glauben oder annehmen müssen, dass der Inhalt wahr ist, und dass Sie die Meldung ohne missbräuchliche Absicht abgeben. Es kann deshalb sein, dass die Untersuchung später ergibt, dass kein Verstoß vorliegt. In diesem Fall haben Sie keine negativen Konsequenzen zu befürchten.
Bin ich wirklich anonym?
Das Meldesystem ermöglicht, Vorfälle vertraulich, anonym, online oder per Telefon zu melden. Das Meldesystem ist unabhängig von der IT des betroffenen Unternehmens. Es ist daher unmöglich, zurückzuverfolgen, wer der oder die meldende Person ist.
Wie wird meine Anonymität gewahrt?
Zur Gewährleistung der eigenen Anonymität laufen die verschlüsselten Daten nicht über die unternehmenseigenen Server, sondern über einen unabhängigen, externen Server. Sobald im Meldesystem auf „Meldung senden“ geklickt wurde, bleibt die Anonymität, es sei denn, man entscheidet sich selber zur Offenlegung des eigenen Namen.
Welche Konsequenz hat es, wenn ich nach Absenden der Meldung meine E-Mail-Adresse angebe?
Das System erlaubt, eine Mailadresse anzugeben, um leichter über den Verlauf der Meldungsbearbeitung auf dem Laufenden zu bleiben. Über die Mailadresse werden Sie bspw. vom System an für Sie hinterlegte Nachrichten erinnert. Kommunikation & Ergebnis
Was passiert nach Abgabe meiner Meldung?
Die EU-Richtlinie verpflichtet das Unternehmen den meldenden über ergriffene oder geplante Schritte zu informieren. Für die Untersuchung des Falls und die anschließende Information der meldenden Person muss laut EU-Richtlinie eine Frist von 3 Monaten eingehalten werden. Besonders aufwändige Nachforschungen erlauben, je nach Fall, ein Ausdehnen dieses Zeitraums auf 6 Monate.
Nach Ablauf dieser Frist oder bei andauerndem Fehlverhalten dürfen meldende Personen Behörden und Öffentlichkeit informieren. Details finden Sie in der Kommunikation des Unternehmens.
Wie erhalte ich Informationen über den weiteren Verlauf und das Ergebnis?
Alle Meldungen werden durch die vom Unternehmen beauftragten Personen bearbeitet. Geben Sie dem Unternehmen 7 Tage Zeit, um die Meldung zu beantworten.
Wer kann meine Meldung sehen?
Meldungen werden nur von Systemberechtigten gesehen.
Was ist, wenn das Unternehmen noch Rückfragen an mich hat?
Dem Unternehmen hilft es, wenn man für Rückfragen oder ergänzende Informationen zur Verfügung stehen.
Hochladen von Dateien
Welche Dateiformate kann ich in das System hochladen?
Folgende Dateiformate zum Upload sind zulässig: .jpg, .png, .pdf, .gif, .jpeg
Können hochgeladene Dokumente gelöscht werden?
Nein, hochgeladene Dokumente und Dateien können grundlegend nicht gelöscht werden.